Fiecare comerciant se confrunta cu aceasta decizie critica: cum aleg sistemul de vanzare si gestiune care sa se potriveasca afacerii mele? Procesul poate fi descurajator stiind ca alegerea unui sistem nepotrivit poate influenta succesul afacerii.
Identificati nevoile afacerii dumneavoastra
Intai de toate, va recomandam sa identificati nevoile afacerii dumneavoastra, acele particularitati si elemente unice. In acest moment exista cateva zeci de solutii software POS pe piata din Romania. Unele aplicatii sunt create pentru companiile care au un volum mic de vanzari, altele au adresabilitate pentru sute sau mii de bonuri emise zilnic; unele se axeaza pe partea de contabilitate, altele pe partea de front-office/integrare cu echipamente; unele se adreseaza firmelor care vand altor firme, altele magazinelor care vand cu bon fiscal; etc.
Imaginea companiei dumneavoastra este intregita de echipamentele POS, asadar trebuie sa tineti cont de posibilitatea de scriere a unui mesaj personalizat pe bon, de culoarea aparatelor, de existenta unui display vizibil pentru client, s.a. Dar cel mai important: asigurati-va ca alegeti software-ul potrivit afacerii dumneavoastra.
Achizitionati software-ul si echipamentele de la o singura companie
Cand este posibil, achizitionati intreg sistemul - software, hardware si servicii - de la un singur furnizor. Un singur telefon de contact va scurta timpul de raspuns si va creste eficienta parteneriatului. Cand exista mai multi furnizori apare tendinta de a pasa responsabilitatea.
Atentie la buget
Pentru a conduce o afacere moderna si a o tine sub control, sunt necesare urmatoarele investitii in tehnologie:
Program de vanzare si gestiune.
Program de contabilitate - in cazul in care contabilitatea se tine intern si nu prin firma de contabilitate. De obicei este altul fata de programul de vanzare si gestiune. Cele doua programe pot fi interfatate, pentru a eficientiza activitatea contabililor.
Imprimanta de bonuri fiscale. Exista case de marcat si imprimante fiscale care indeplinesc acest rol. Alegerea echipamentului optim se face in primul rand tinand cont de volumul de bonuri estimat (pentru volum mare se recomanda imprimante fiscale).
Terminal POS (computerul).
Echipamente periferice precum cantare, cititoare coduri, terminale de inventariere, afisaje pentru client, s.a.
Server in back-office sau gazduire cloud a bazei de date; solutii de back-up si protectie (UPS, antivirus).
Servicii de instalare si training.
Conexiune la internet.
Pretul nu ar trebui sa fie elementul decizional in alegerea sistemului potrivit. Stabilirea unui buget din timp va va da posibilitatea sa eliminati posibile constrangeri ulterioare. Acordati importanta maxima serviciilor de mentenanta, deoarece acestea va asigura derularea afacerii fara intreruperi. Alegand cea mai ieftina oferta s-ar putea ca in scurt timp bugetul dumneavoastra sa aiba de suferit, prin intreruperi in activitate sau prin lipsa obtinerii din sistemul POS a informatiilor de care aveti nevoie.
Discutati cu clientii dumneavoastra
Aflati cum va puteti imbunatati afacerea. Utilizatorii sau consumatorii finali reprezinta prima linie de feedback in impartasirea experientei de cumparaturi. Intrebari gen "Ati fi interesat sa comandati online produsele noastre?" sau "Sunteti interesat sa participati la Programul noustru de fidelizare?" va pot determina sa gasiti anumite lipsuri in oferta dumneavoastra. Asigurati-va ca feedback-ul primit va va ajuta in alegerea urmatorului sistem POS potrivit nevoilor dumneavoastra si ale clientilor dumneavoastra.
Solicitati un Demo
Alegeti testarea solutiei inainte de o cumpara. In functie de marimea magazinului, investitia se poate ridica de la cateva sute la cateva zeci de mii de Euro. Inainte de a cheltui bugetul, fiti sigur prin testarea unui demo ca solutia justifica nevoile de azi si poate sustine cresterea sau dezvoltarea de maine.
Asigurati-va ca programul de gestiune poate fi actualizat rapid in urma solicitarilor utilizatorilor, si nu este un program fara posibilitate de dezvoltare, sau cu dezvoltare greoaie. Recomandam alegerea programelor romanesti pentru ca sunt mai bine adaptate la cerintele locale, iar dezvoltatorii pot raspunde mai prompt solicitarilor de corecturi si imbunatatiri.
Studiati furnizorul
Studiati evolutia vendorului, prezenta acestuia in piata de retail. Incepeti cu companiile care sunt dedicate in crearea unor solutii de succes si care au la activ, un portofoliu de implementari multiple de succes. Sigur va veti dori sa lucrati cu companiile care au dovedit oferirea de servicii de calitate . Alegeti acele companii care au investit in suport tehnic, imbunatatiri periodice ale aplicatiilor, updateuri critice de sistem, si care ofera garantie extinsa.
Contactati si testati referintele
Cereti furnizorului referinte si folositi-le pentru a afla toate aspectele pozitive sau negative despre sistemul POS, suportul si calitatea acestuia. Feedback-ul primit va ofera o imagine valoroasa din interior si se poate chiar observa modul de functionare intr-un mediu real.
