Checklist POS: Asigura-te ca ai tot ce-ti trebuie pentru a accepta plata cu cardul legal
Data publicare articol:
Data revizuire articol:
Acceptarea platilor cu cardul a devenit esentiala pentru orice afacere moderna – este rapida, comoda si asteptata de majoritatea clientilor. Totodata, este important ca acest proces sa respecte cadrul legal in vigoare. Acest checklist te va ajuta sa te asiguri ca ai toate elementele necesare pentru a accepta plata cu cardul in mod legal si conform cu reglementarile actuale.
Echipamentul necesar:
- Terminal POS functional
Asigura-te ca detii un terminal POS complet functional, adaptat tipului tau de afacere. Exista mai multe variante:
- Fix – ideal pentru locatii stabile, cum ar fi magazine sau restaurante.
- Mobil – potrivit pentru livrari, targuri sau afaceri in miscare.
- Contactless – permite plati rapide prin card, telefon sau ceas smart, ceea ce devine din ce in ce mai cautat de clienti.
- Conexiune stabila la internet
Pentru ca POS-ul sa functioneze corect, are nevoie de o conexiune constanta. Poate fi:
- Wi-Fi (WLAN) – util in spatii comerciale cu internet disponibil.
- Cablu Ethernet – ofera stabilitate crescuta in locatii fixe.
- Date mobile (3G/4G/5G) – necesare pentru terminalele mobile, mai ales in zone fara retea fixa.
- Imprimanta de bonuri fiscal (daca este necesar)
In functie de activitatea ta, este posibil sa ai nevoie sa eliberezi bonuri fiscale. In astfel de cazuri, imprimanta poate fi integrata in POS, usurand procesul de plata sau poate fi separata, conectata la casa de marcat fiscala.
- Alimentare electrica sigura
Asigura-te ca terminalul POS are o sursa de curent stabila. Verifica prizele si evita prelungitoarele defecte. Pentru a preveni oprirea brusca in caz de pana de curent, poti folosi un UPS (sursa neintreruptibila de energie).
- Suport/stand pentru terminal (optional)
Desi nu este obligatoriu, un suport pentru terminal poate facilita utilizarea POS-ului de catre personal, poate oferi un aspect mai organizat la punctul de plata si poate proteja terminalul de caderi sau deteriorari.
Serviciile si contractele necesare:
- Contract cu o banca sau un procesator de plati
Acceptarea platilor cu cardul necesita un contract activ cu o institutie financiara (poate fi o banca sau un procesator de plati autorizat). Verifica daca toate documentele sunt in vigoare, daca ai primit toate detaliile de conectare si daca sunt respectate cerintele legale (inclusiv prevederile legii privind utilizarea POS-ului).
- Configurarea corecta a terminalului
Terminalul trebuie setat cu datele corecte ale afacerii tale (nume firma, CUI, punct de lucru etc). Verifica daca aceste date apar corect pe bonul emis – orice eroare poate atrage probleme legale sau fiscale. De asemenea, daca ai mai multe locatii, asigura-te ca fiecare POS este asociat corect cu punctul de lucru respectiv.
- Activarea optiunilor de plata dorite
In functie de preferintele clientilor si de capacitatile terminalului, activeaza metodele de plata potrivite:
- Contactless (NFC) – pentru plati rapide prin card, telefon sau smartwatch.
- Chip & PIN – pentru plati cu carduri cu cip.
- Magnetic stripe (banda magnetica) – uneori necesara pentru carduri mai vechi sau internationale.
Asigura-te ca toate functiile sunt testate si functioneaza corect.
- Instruirea personalului pentru utilizarea POS-ului
Este important ca angajatii sa stie cum se initiaza o tranzactie, ce fac in cazul unei erori sau al unei tranzactii respinse, cum se imprima un duplicat de bon si cum se efectueaza o anulare. Instruirea minima evita blocaje in timpul vanzarilor si ofera o experienta profesionista clientului.
- Asistenta tehnica disponibila
Este important sa ai la indemana un punct de contact pentru suport tehnic, in caz de probleme cu terminalul. Poate fi un numar de telefon, o adresa de e-mail sau chiar un portal online.
Noteaza orele de functionare ale echipei de suport si verifica daca este disponibila si in weekend sau in afara orelor de program, in functie de nevoile tale.
Aspecte legale si de conformitate:
- Verifica daca afacerea ta este obligata sa aiba POS.
Acceptarea platilor cu cardul si a obligativitatii POS-ului revine tuturor persoanelor juridice care desfasoara activitati de comert cu amanuntul si cu ridicata, definite ca atare prin Ordonanta Guvernului 99/2000 privind comercializarea produselor si prestarile de servicii, si care, anual, realizeaza incasari in numerar cu o valoare mai mare de 50.000 lei.
- Afiseaza informatii clare pentru clienti despre acceptarea platii cu cardul.
Poti folosi autocolante sau afise in vitrina si la casa de marcat (cu siglele Visa, Mastercard etc.). Acest lucru imbunatateste experienta clientului si evita neintelegeri la momentul platii.
- Respecta legislatia privind refuzul platii cu cardul sau impunerea unei sume minime.
In Romania, refuzul de a accepta plata cu cardul, daca ai POS functional, este interzis. Clientii pot raporta aceste practici, iar sanctiunile pot include amenzi sau sesizari catre ANPC.
- Intelege politica de confidentialitate a datelor clientilor.
Procesarea platilor cu cardul implica manipularea unor date sensibile. Asadar:
- Asigura-te ca sistemul POS este securizat, actualizat si furnizat de o companie autorizata.
- Respecta cerintele GDPR in ceea ce priveste protectia datelor – nu colecta sau stoca date cardului (PAN, CVV) in afara sistemelor autorizate.
- Daca soliciti date de contact (de exemplu, pentru emiterea facturii), informeaza clientul si ofera acces la politica de confidentialitate.
Verificarea fiecarui element din acest checklist te ajuta sa accepti plati cu cardul in mod legal, eficient si fara probleme. O infrastructura POS bine pusa la punct ofera incredere clientilor si protejeaza afacerea ta de eventuale sanctiuni.
👉 Pentru solutii POS complete, echipamente fiabile si suport specializat, contacteaza echipa Sedona ALM – suntem aici sa te ajutam sa fii mereu pregatit!
Sursa foto: Shutterstock
