Factura fiscala: reglementare, emitere si continut

Data publicare articol: 2 November 2023
Data revizuire articol: 2 November 2023
Autor: Echipa Editoriala Sedona

Atunci cand vorbim despre administrarea fiscala a unei companii, este important ca orice antreprenor sa cunoasca toate aspectele care fac parte din acest proces. Printre acestea se numara si factura fiscala.

Descopera, in cele ce urmeaza, tot ce trebuie sa stii.

• Factura fiscala: definitie si cadru legal
• In ce conditii se emit facturile fiscale
• Cum si de catre cine se inregistreaza facturile fiscale
• Ce trebuie sa contina o factura fiscala
• Pentru ce operatiuni nu se emit facturi fiscale
• Care sunt cazurile in care se opteaza pentru emiterea facturii fiscale
• Factura externa cu TVA si fara TVA
• Alte intrebari frecvente despre factura fiscala

Factura fiscala: definitie si cadru legal

In existenta si desfasurarea oricarei afaceri, este necesara sustinerea demersurilor acesteia din punct de vedere contabil si fiscal, prin documente specifice. Reglementata clar de lege, factura fiscala este documentul contabil emis de persoane fizice autorizate, de intreprinderi mici si mijlocii si de marii contribuabili. 

Daca te intrebi ce trebuie sa contina o factura, ei bine, in ea se regaseste lista cu produsele vandute sau cu serviciile prestate. Cu toate acestea, inainte de a avea factura fiscala completata, este recomandat sa ai un contract (incheiat in prealabil). Factura nu tine loc de contract, intrucat acesta presupune existenta acordului ambelor parti.

Ce cadru legislativ reglementeaza factura fiscala

Obligativitatea emiterii facturii fiscale este reprezentata de art. 319 din Codul Fiscal. Astfel, potrivit normativului, mesajele ori documentele tiparite pe hartie sau eliberate in format electronic pot fi considerate facturi fiscale, in conditiile in care contin informatii specifice, legate de livrarile de bunuri si de prestarile de servicii. 

De acelasi regim juridic de facturare beneficiaza si documentele sau mesajele care aduc modificari asupra facturii aferente tranzactiei pentru care a fost eliberat un bon fiscal cu ajutorul unei case de marcat.

👉Daca detii un magazin de proximitate, un supermarket sau orice afacere care necesita eliberarea bonurilor fiscale, atunci ai posibilitatea de a automatiza procesul contabil si fiscal, prin folosirea unui sistem fiscal pentru magazine. Pe langa componentele necesare functionarii, cum ar fi cititorul de coduri de bare, sertarul de bani, monitorul touch-screen etc., beneficiezi si de un software care centralizeaza facturile, bonurile fiscale, rapoartele de vanzare si pe cele de contabilitate primara.

In ce conditii se emit facturile fiscale

Emiterea facturilor fiscale aferente fiecaruia dintre beneficiari trebuie realizata de persoanele inregistrate in scopuri de TVA, pana la ziua a 15-a a lunii urmatoare celei in care a fost generata taxa. Persoana impozabila are datoria de a emite factura fiscala catre fiecare dintre beneficiarii carora le-a livrat bunuri sau le-a prestat servicii si de la care a incasat avansuri, tot in cea de-a 15-a zi a lunii urmatoare.

Cum si de catre cine se inregistreaza facturile fiscale

Suplimentar fata de art. 319 din Codul Fiscal, ordinul nr. 2634/2015, emis de ANAF, stabileste ca fiecare persoana ce are raspundere asupra organizarii si conducerii contabilitatii din cadrul unei societati comerciale trebuie sa desemneze intern persoanele carora le revin atributiile de alocare si de gestionare a numerelor aferente facturilor pe care le emite organizatia.

👉Atunci cand detii o cafenea sau un fast-food, cu siguranta volumul de facturi, bonuri si chitante fiscale este unul destul de mare, asa ca, pentru a evita erorile umane, poti opta pentru un sistem complet de gestiune, care sa usureze munca angajatilor tai si care sa le ofere timp pentru a se concentra pe alte lucruri importante ale businessului, precum experienta oferita clientilor si calitatea serviciilor.

Cum se emite factura fiscala electronica

Factura fiscala electronica, o alternativa eficienta la emiterea de facturi clasice, contine aceleasi informatii ca factura clasica, dar acestea sunt semnate si marcate prin sisteme omologate, potrivit legii 148/2012 privind inregistrarea operatiunilor comerciale prin mijloace electronice. Printre caracteristicile pe care o factura electronica trebuie sa le indeplineasca se numara:

• emiterea printr-un sistem informatic de tip pdf, xml, doc sau xls;
• gestionarea, transmiterea si receptionarea in format electronic, prin mijloace informatice;
• prezenta semnaturii electronice, in acord cu prevederile legii 455/2001;
• marcarea temporala, conform legii nr. 451/2004.

Ce trebuie sa contina o factura fiscala

Iata ce elemente obligatorii trebuie sa contina o factura simplificata, indiferent ca vorbim despre facturare PFA, SRL sau de o alta forma de organizare:

• numarul si seria facturii;
• data de livrare a bunurilor sau de prestare a serviciilor;
• denumirea, numele, adresa, codul de inregistrare in scopuri de TVA sau codul de identificare al persoanei impozabile, daca este vorba despre o completare factura catre persoana fizica;
• numele furnizorului sau al prestatorului care nu este stabilit in Romania;
• numele si adresa beneficiarului bunurilor sau serviciilor, codul de inregistrare in scopuri de TVA sau codul de identificare fiscala a beneficiarului persoana impozabila sau persoana juridica neimpozabila;
• numele beneficiarului care nu este stabilit in Romania si care si-a desemnat un reprezentant fiscal;
• denumirea si cantitatea bunurilor livrate si a serviciilor prestate (pentru factura prestari servicii), precum si particularitatile prevazute la art. 266;
• baza de impozitare a bunurilor si serviciilor, a avansurilor facturate pentru fiecare cota, scutire sau operatiune netaxabila, pretul unitar, rabaturile, remizele, risturnele si alte reduceri de pret, daca nu sunt incluse in pretul unitar;
• indicarea cotei de taxa aplicate si a sumei taxei colectate in lei, in functie de cotele taxei.
• termenul de plata al facturii.

Asadar, daca te intrebi cum faci o factura, poti sa tii cont de indicatiile de mai sus si fie folosesti un model de factura fiscala pe care sa il actualizezi cu datele necesare, fie aplici metoda mai usoara si folosesti un sistem software de emitere automata a facturilor.

Mentiuni speciale si situatii particulare

Pe langa aceste date obligatorii pe factura, in cazuri aparte, pe factura fiscala vor figura si alte date de facturare de care trebuie sa tii cont, in procesul de intocmire factura. 

Iata care sunt acestea:

• mentiunea „autofactura in numele furnizorului”, daca documentul este emis de beneficiar in numele si in contul furnizorului;
• trimiterea la dispozitiile aplicabile din prezentul titlu sau din Directiva 112, in cazul in care se aplica o scutire de taxa;
• mentiunea „taxare inversa”, in cazul in care clientul este persoana obligata la plata TVA;
• mentiunea „regimul marjei – agentii de turism”, in cazul in care se aplica regimul special pentru agentiile de turism;
• mentiunea „regimul marjei – bunuri second-hand”, „regimul marjei – opere de arta” sau „regimul marjei – obiecte de colectie si antichitati”, in cazul in care se aplica unul dintre regimurile speciale pentru bunuri second-hand, opere de arta, obiecte de colectie si antichitati;
• mentiunea „TVA la incasare”, in cazul in care emitentul este inregistrat in scop de TVA;
• mentionarea altor facturi sau documente emise anterior, cand se emit mai multe facturi sau documente pentru aceeasi operatiune.

Pentru ce operatiuni nu se emit facturi fiscale

In mod previzibil, exista si exceptii de la obligatia emiterii facturii pentru unele operatiuni, din partea persoanei impozabile. Printre acestea se numara:

• livrarile bunurilor prin magazinele cu amanuntul si prestarea de servicii catre consumatori pentru care este obligatorie emiterea bonurilor fiscale, conform Ordonantei de Urgenta a Guvernului nr. 28/1999;
• livrarile de bunuri si prestarile de servicii pentru care este obligatorie emiterea de documente legal aprobate, fara a fi nominalizat cumparatorul: transportul persoanelor pe baza biletelor sau a abonamentelor de calatorie sau accesul pe baza de bilet la spectacole, muzee, cinematografe, evenimente sportive, targuri si expozitii;
• livrarile de bunuri care se efectueaza prin automate comerciale, serviciile de parcari auto a caror contravaloare se incaseaza prin automate sau serviciile de reincarcare electronica a cartelelor telefonice preplatite.

Care sunt cazurile in care se opteaza pentru emiterea facturii fiscale

Persoana impozabila care nu are obligatia de a emite facturi poate opta pentru acest demers, in urmatoarele situatii:

• cand valoarea facturilor, cu tot cu TVA, nu depaseste 100 de euro;
• cand dispune de documente sau de mesaje care modifica si se refera in mod specific la factura initiala si care au acelasi regim juridic al facturilor.

Factura externa cu TVA si fara TVA

Indiferent daca esti sau nu inregistrat in scopuri de TVA, pentru a factura catre clienti din UE, trebuie sa faci urmatoarele lucruri:

• sa te inregistrezi in Registrul Operatorilor Intracomunitari;
• sa treci ambele numere de TVA (al tau si al clientului) pe factura;
• sa treci valuta pe factura.

Model factura externa

Emiterea unei facturi externe fara TVA sau cu TVA poate fi facuta urmarind procesul normal de facturare, insa trebuie sa tii cont de mentiunile de mai sus. Iata si un model de factura externa, care sa te inspire.

Acesta este un model factura fara TVA, insa, daca esti in cautare de model factura cu TVA, trebuie sa stii ca procentul de TVA poate fi adaugat sub sectiunea „Subtotal”, astfel incat totalul facturii sa includa si TVA-ul.

Alte intrebari frecvente despre factura fiscala

Factura fiscala este un intrument destul de complex, asa ca exista mai multe intrebari pe care si le adreseaza antreprenorii, chiar si atunci cand au cativa ani experienta in administrarea unei companii. Iata care sunt cele mai frecvente intrebari:

Cate tipuri de facturi exista?

Exista 3 tipuri de facturi importante, pe care trebuie sa le cunosti ca antreprenor, pe langa factura fiscala:

1. factura proforma, care este asemanatoare cu factura fiscala, dar este transmisa clientului inainte ca bunurile sa fie considerate vandute sau serviciile sa fie prestate.
2. factura de avans, care se intocmeste atunci cand un client plateste in avans o parte din banii necesari pentru achizitia bunurilor sau a serviciilor de care beneficiaza.
3. factura storno, care se foloseste pentru a corecta o factura emisa anterior.

👉Descopera care este diferenta dintre factura storno si anulare factura si ce impact pot avea in contabilitate.

De cand va fi obligatorie facturarea electronica?

Conform Deloitte, facturarea electronica va fi obligatorie de la 1 ianuarie 2024 pentru toate persoanele impozabile din Romania. Astfel, nu vor mai putea exista facturi scrise de mana, iar firmele vor trebui sa identifice in cel mai scurt timp solutiile informatice care sa permita emiterea facturilor in format electronic.

Se poate emite factura in euro pe teritoriul Romaniei?

Conform Codului Fiscal, se poate emite o factura in euro pe teritoriul Romaniei (cu suma inscrisa in lei), insa incasarile si platile in valuta se fac in conformitate cu prevederile Regulamentul BNR nr. 4/2005, cu modificarile si completarile ulterioare. 

Potrivit acestuia, platile/incasarile catre/de la nerezindenti se efectueaza in mod liber in valuta si in moneda nationala.

Se poate emite o factura de prestari servicii fara contract?

Da, se poate emite o factura de prestari servicii fara contract, insa este recomandat ca un contract sa fie incheiat intre ambele parti, pentru a avea acoperire din punct de vedere legal, in situatia in care apar neintelegeri intre parti.

Este obligatorie semnatura de primire pe factura?

Nu, nu este obligatorie semnatura de primire pe factura. Conform art. 319 alin. (29) din Codul Fiscal, semnarea si stampilarea facturilor nu constituie elemente obligatorii pe care sa le contina factura, astfel ca nici in cazul facturilor electronice nu este neaparata nevoie de semnatura electronica.

Care este termenul legal de plata a unei facturi?

Conform Codului Fiscal, termenul legal de plata a unei facturi scadente este de 30 de zile calendaristice, daca nu este stipulat in contract un anumit termen de plata. 

Care sunt datele de facturare persoana fizica?

Atunci cand beneficiarul produselor sau al serviciilor nu este o persoana juridica, este necesar ca in intocmirea facturii sa iei in considerare cateva date facturare persoana fizica.

In aceasta situatie, trebuie avute in vedere prevederile din art. 319 alin. (20) lit. f) din Noul Cod Fiscal, potrivit carora, in cazul in care beneficiarul este o persoana fizica si nu este o persoana impozabila, elementele de identificare cuprinse in factura sunt numele si adresa, fara codul numeric personal (informatiile sunt suficiente si pentru intocmirea Declaratiei informative 394).

Cand se emit factura si chitanta pentru persoane fizice sau juridice?

Chitanta se elibereaza in momentul in care este realizata plata in numerar ce corespunde livrarii unui bun/prestarii unui serviciu sau in cazul in care se justifica intrarea unei sume in numerar, in registrul de casa. Chitanta se elibereaza doar persoanelor juridice, eliberandu-se persoanelor fizice in cazuri exceptionale, prevazute de lege.

La cat timp se emite factura fiscala dupa factura proforma?

Nu exista un termen de emitere factura fiscala dupa proforma, asa ca acest aspect poate fi stabilit de comun acord intre cele 2 parti.

Cu siguranta factura fiscala va ramane unul dintre cele mai utilizate tipuri de documente financiar-contabile, indiferent de forma in care aceasta este emisa. Informatiile de mai sus clarifica cele mai uzuale aspecte legate de intocmirea si utilizarea acestui document.

sursa foto: shutterstock.com, shutterstock.com, shutterstock.com