Fiscalizarea automatelor de vending in Romania

Data publicare articol:

Industria automatelor de vending se afla intr-un proces constant de evolutie si adaptare la schimbarile legislative. In contextul fiscalizarii automatelelor de vending din Romania, anul 2024 aduce cu sine noi reguli fiscale care ar trebui cunoscute de orice antreprenor care detine un business cu automate de vending.

Descopera in cele ce urmeaza tot ce trebuie sa stii despre fiscalizarea automatelor de vending in Romania.

Reguli fiscale – legislatie

In 24 aprilie 2023 a fost publicata Hotararea nr. 355 privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale, cu modificarile si completarile aduse Hotararea Guvernului nr. 479/2003. Hotararea din aprilie stabileste si reglementarea urmatoarelor aspecte:

  • Configuratia, caracteristicile tehnice si functionale ale aparatelor de marcat electronice fiscale dedicate automatelor comerciale care functioneaza pe baza de plati cu bancnote, monede sau card, in vederea testarii si avizarii acestora de catre ICI Bucuresti;
  • Functiile interzise specifice pentru aceste dispozitive;
  • Posibilitatea ca aparatele de marcat sa fie alimentate cu energie electrica de joasa tensiune direct din automatele comerciale;
  • Situatiile noi in care aceste aparate de marcat se blocheaza automat.

Concret, incepand cu 1 ianuarie 2024, aparatele de vending trebuie sa includa dispozitive de marcat electronice fiscale. Acestea din urma trebuie sa dispuna de interfete prin care se asigura:

  • Integrarea cu unitatea de control a aparatului de vending in care este amplasat;
  • Integrarea cu conexiunile perifericelor de plata atasate aparatului de vending;
  • Integrarea cu un sistem de calcul de tip calculator sau cu un dispozitiv inteligent (telefon /tableta) care dispune de un program ce permite modificarea, programarea, executarea comenzilor din regimul de raportare, completarea si citirea bazei de date proprie modulului fiscal, precum si executarea operatiunilor de service printr-un set limitat de comenzi;
  • Program de control care sa asigure securitatea comunicarii si integritatea inregistrarilor.

Fiscalizarea automatelor de vending 

Fiscalizarea automatelor de vending implica activarea memoriei fiscale a aparatelor, asigurand astfel conformitatea cu cerintele fiscale nou impuse din 2024.

Procesul de fiscalizare a aparatelor de vending se face in conformitate cu reglementarile fiscale locale si include, printre altele, instalarea si activarea unui modul fiscal. Dupa fiscalizarea automatului de vending, acesta este capabil sa elibereze documente fiscale valide, cum ar fi bonuri fiscale, facturi fiscale sau alte documente necesare in functie de reglementarile locale.

👉Alege echipa Sedona pentru servicii complete de fiscalizare care includ: completarea formularelor necesare, fiscalizarea in sine si declararea fiscalizarii la ANAF.

Ore de functionare

Legislatia in vigoare si noile reglementari privind fiscalizarea aparatelor de vending nu prevad o anumita regula pentru orele de functionare ale automatelor de vending. Acestea pot varia in functie de locatie, tipul de afacere si preferintele operatorului. 

Cele mai multe automate de vending functioneaza 24/7, insa exista cazuri in care operatorii aleg sa ajusteze programul in functie de orele de varf ale locatiei in care sunt amplasate. Totodata, este necesar ca in stabilirea orelor de functionare sa fie luat in considerare si programul locatiei in care este amplasat automatul.

👉Descopera mai multe despre afacerea cu automate vending: cate tipuri de automate exista, cum le alegi si care sunt locatiile ideale in care sa le amplasezi.

Drept de incasare: cand colectezi banii din vendomat

Dreptul de incasare se refera la dreptul antreprenorului de a colecta banii din aparatele de vending, ca urmare a platilor efectuate de utilizatori intr-o anumita perioada de timp. Colectarea are loc, de obicei, lunar sau bilunar.

Ca documente justificative necesare pentru inregistrarea in evidenta contabila a veniturilor, sunt necesare un proces verbal de preluare a numerarului din automat si chitanta. Acestea sunt utile si pentru descarcarea din gestiune.  

Pe procesul verbal trebuie trecute data si ora preluarii numerarului, contorul citit anterior si contorul citit la data colectarii numerarului din prezent, diferenta reprezentand valoarea incasarilor (care trebuie sa fie egala cu suma de bani colectata din automatul de vending).

Declaratii fiscale: cum sa iti desfasori legal activitatea

Primul lucru pe care trebuie sa il faci atunci cand vrei sa iti deschizi o afacere cu automate de vending este sa inregistrezi afacerea la Oficiul National al Registrului Comertului pentru a obtine un Certificat de Inregistrare Fiscala (CIF). Aceasta este prima etapa pentru a incepe activitatea legal.

Ulterior, pe parcursul desfasurarii activitatii, trebuie sa depui declaratii de venit privind incasarile realizate. Acestea pot fi declaratii trimestriale sau anuale, in functie de marimea afacerii. Totodata, in functie de tipul de societate pentru care optezi si de profitul obtinut, va fi nevoie sa platesti un anumit impozit anual.

Pentru ca desfasurarea activitatii poate fi mai complexa decat pare, cel putin din punct de vedere contabil, este importanta mentinerea unei documentatii contabile corecte si actualizate. Aceasta poate include facturi de achizitie, facturi emise, documente privind stocurile etc.

Iata si alte documente justificative de care ai nevoie pe parcursul activitatii afacerii tale:

  • Avize de expediere din gestiunea centrala in automatele de vending pentru alimentarea lor cu produse;
  • NIR intocmit pentru intrarea in gestiune a materiei prime achizitionate;

👉Afla mai multe despre NIR (nota de receptie): ce este si cand trebuie folosita.

  • Bon de consum pentru descarcarea de gestiune a materiilor prime si materialelor consumabile, ce este intocmit in functie de raportul de productie (numarul de produse vandute intr-o anumita perioada, materia prima si materialele consumabile consumate).

Pentru a te asigura ca respecti toate cerintele fiscale in vigoare si pentru a beneficia de optimizarile fiscale disponibile, alege sa lucrezi cu un contabil cu experienta si cu un consultant fiscal.

Concluzionand, conform legii privind fiscalizarea automatelor de vending, utilizarea aparatelor fiscale electronice devin obligatorii, incepand cu 1 ianuarie 2024. Foloseste-te de informatiile din acest articol pentru a intelege mai bine ce presupune fiscalizarea aparatelor de vending si apeleaza din timp la specialisti in domeniu care sa se ocupe de fiscalizarea aparatelor de vending, astfel incat tu sa iti poti desfasura activitatea in legalitate.

sursa foto: shutterstock.com, shutterstock.com

Lasa un comentariu

Adresa de email nu va fi publicata. Campurile marcate cu * sunt obligatorii.