Fiscalizare si defiscalizare pentru casa de marcat. Acte si informatii necesare

Data publicare articol: 6 November 2023
Autor: Echipa Editoriala Sedona

Achizitionarea unei case de marcat este obligatoriu urmata de o serie de pasi care au ca scop functionarea in legalitate a aparatului fiscal. Cadrul legal este dat de Hotararea de Guvern 355 din 2023, care cuprinde modificarile si completarile normelor metodologice pentru aplicarea Ordonantei de urgenta a Guvernului 28/1999 privind obligatia operatorilor economici de a utiliza aparate de marcat electronice fiscale.

In cele ce urmeaza vei afla cum poti parcurge procedura necesara pentru fiscalizarea casei de marcat, dar si cea inversa, respectiv defiscalizarea casei de marcat, in situatiile in care societatea se desfiinteaza.

• Achizitia casei de marcat
• Pasul 1 in fiscalizarea casei de marcat – obtinerea Numarul Unic de Identificare
• Pasul 2. Depunerea dosarului fizic sau online
• Pasul 3. Implementarea fiscalizarii casei de marcat
• Pasul 4. Declararea fiscalizarii casei de marcat la ANAF
• Pasul 5. Declararea fiscalizarii Directia Generala Regionala a Finantelor Publice
• Pasul 6. Declararea instalarii catre firma autorizata care a implementat fiscalizarea
• Defiscalizarea casei de marcat

Achizitia casei de marcat

Conform legii toti agentii economici care livreaza bunuri cu amanuntul sau/si servicii catre populatie si incaseaza numerar sau accepta plata cu card de debit sau credit ori cu substitute de numerar au obligatia de a avea o casa de marcat. Achizitia acesteia se poate face de pe piata libera, existand numeroase modele si tipuri de case de marcat adaptate cu nevoile entitatii economice. Singura conditie obligatorie este ca acestea sa fie conforme cu dispozitiile Agentiei Nationale de Administrarea fiscala (ANAF), iar achizitia sa fie facuta de firme acreditate de Ministerul de Finante.

Pentru obtinerea acreditarii de comercializare a caselor de marcat, distribuitorii acestora trebuie sa aiba un cazier fiscal curat. Conditia este valabila si atunci cand contabilitatea firmei este externalizata. In plus, pentru eliberarea autorizatiei administratorul/directorul economic si/sau financiar trec prin filtrul ANAF si primesc aprobarea acestei institutii, doar daca sunt perfect in regula din punct de vedere financiar-contabil. Concomitent cu achizita, comerciantii sunt obligati sa incheie un contract de service cu o unitate acreditata de Ministerul Finantelor pentru orice casa de marcat achiztionata. Omiterea sau refuzul de a incheia un astfel de contract de service este echivalent cu lipsa unei case de marcat.

👉 Oferta noastra de case de marcat fiscale este in conformitate cu legislatia din Romania, iar serviciile de fiscalizare sunt realizate prin personal propriu acreditat de Ministerul de Finante sau prin intermediul colaboratorilor in fiecare judet din tara.

Pasul 1 in fiscalizarea casei de marcat – obtinerea Numarul Unic de Identificare

Dupa achizita unei case de marcat aceasta trebuie sa treaca prin ceea ce se numeste proces de fiscalizare. Pentru fiscalizarea casei de marcat primul pas este intocmirea dosarului in baza caruia vei solicita obtinerea Numarul Unic de Identificare (NUI) pentru casa de marcat. 

Acesta este eliberat de Directia Generala a Finantelor Publice din localitatea de domiciliu a celui care a achizitionat casa de marcat sau a reprezentantului legal al entitatii economice. Este necesar a include in dosar documentele casei de marcat și ale firmei, asa cum impune ANAF.

Documentele casei de marcat pe care le primeste cumparatorul de la firma de la care ai achizitionat si care trebuie incluse in dosar sunt:

• copie dupa factura si chitanta prin care se face dovada cumpararii casei de marcat;
• copie dupa contractul de service pentru modelul de casa de marcat cumparat;
• copie dupa certificatul de garantie al casei de marcat;
• copie dupa procesul verbal incheiat intre vanzator si cumparator care atesta ca respectiva casa de marcat a fost sigilata in momentul achizitiei;
• cerere tip, in doua exemplare, prin care solicita atribuirea Numarului Unic de Identificare;
• declaratia tip, intr-un exemplar, pentru adresa la care va urma sa fie casa de marcat.

Documentele necesare din partea firmei pentru care se solicita fiscalizarea casei de marcat:

• copie dupa Codul Unic de Inregistrare (CUI);
• copie dupa Certificatul de Inregistrare Fiscala (CIF), pentru firmele care platesc TVA;
• copie dupa certificatul Oficiului National al Registrului Comertului, cu mentiunea punctului de lucru unde urmeaza a fi instalata casa de marcat sau pentru comert ambulant;
• copie dupa contractul de inchiriere sau comodat de la adresa unde ar urma sa fie instalata casa de marcat, daca este necesar;
• in cazul punctelor volante, copie dupa certificatul activitatii desfasurate la terti, daca este cazul;
• copie a contractului de proprietate, inchiriere sau comodat unde functioneaza sediul firmei;
• copie dupa actul de identitate al administratorului sau al persoanei imputernicite de administrator.

In cazul firmelor de transport care emit bonuri fiscale si au nevoie de casa de marcat, pe langa documentele mentionate anterior vor fi necesare si urmatoarele:

• copie după autorizatia Autoritatii Rutiere Romane;
• copie dupa cartea de identitate a vehiculului;
• copia talonului;
• contract de comodat intre proprietarul auto si societatea care cumpara case de marcat, daca autovehiculul nu este proprietatea societatii care solicita fiscalizarea casei de marcat.

Pasul 2. Depunerea dosarului fizic sau online

Depunerea dosarului fizic

Dosarul complet este depus fizic la Directia Finantelor Publice de care apartine administratorul sau imputernicitul acestuia. Este utila detinerea documentelor in original, pentru confirmare, dar acestea nu vor fi retinute. Este acceptat ca toate copiile sa fie semnate de administrator sau imputernicitul acestuia cu mentiunea „conform cu originalul”.

Numarul Unic de Identificare al casei de marcat se elibereaza in cel mult 5 zile lucratoare din momentul depunerii documentatiei in format fizic sub forma unui Certificat de Atribuire a Numarului de Ordine.

Depunerea online a documentelor

Transmiterea dosarului poate fi realizata si in varianta online prin intermediul spatiului virtual privat (SPV). Un tutorial al SPV care te invata pas cu pas cum se poate accesa acest domeniu gasesti AICI. 

In cazul in care alegi sa soliciti Numarul Unic de Inregistrare, in procesul de fiscalizare a casei de marcat, printr-o solicitare online, atunci va trebui să completezi formularul C801. Documentul poate fi accesat AICI. Un ghid care arata cum se completeaza formularul este AICI.

Documentele necesare pentru cererea online de obtinere a Numarului Unic de Inregistrarea in vederea fiscalizarii casei de marcat sunt, potrivit site-ului ANAF:

• factura si documentul de plata care atesta achizitionarea aparatului de marcat electronic fiscal;
• autorizatie de distributie a casei de marcat, pe care o soliciti de la vanzatorul casei de marcat (acesta este obligat sa o ofere in format online, in vederea depunerii online a dosarului);
• procesul-verbal de sigilare a memoriei fiscale si a aparatului de marcat electronic fiscal;
• actul de identitate a reprezentantului legal inscris in cerere sau a actul de identitate cu care se legitimeaza imputernicitul, daca este cazul;
• certificatul de garantie al aparatului de marcat electronic fiscal;
• contractul de service pentru modelul de casa de marcat cumparat.

Fiind o inregistrare online, in SPV, acesta detine toate datele legate de firma, profil, domeniu de activitate, detalii despre TVA si puncte de lucru. Astfel, nu mai sunt necesare, din nou, toate aceste documente, ceea ce simplifica cererea. Este important de notat faptul ca vei beneficia de o procedura simplificata doar daca vei activa anterior cu toate documentele necesare SPV.

La cererile online pentru obtinerea Numarului Unic de Identificare raspunsul va fi primit in cel mult 2 ore.
👉 Iti sustinem afacerea cu o gama diversa de case de marcat, imprimante fiscale, imprimante mobile, solutii POS pentru magazine, de tip  all-in-one, cititoare coduri de bare, cantare electronice, masini de numarat si verificat bancnote, dar si diverse solutii software, aplicatii pentru dispozitive mobile, info-kiosk-uri si multe altele.

Pasul 3. Implementarea fiscalizarii casei de marcat

Procesul fiscalizarii casei de marcat, dupa obtinerea NUI implica interventia unui tehnician autorizat de Ministerul de Finante, care in baza Certificatului de Atribuire a Numarului de Ordine activeaza memoria fiscala a casei de marcat sau a imprimantei fiscale si ii configureaza parametrii de functionare.

Pentru aceasta, administratorul firmei sau imputernicitul acestuia, va contacta o firma acreditata care va face fiscalizarea casei de marcat, respectiv punerea in functiune a acesteia si instruirea personalului.

Fiscalizarea se realizeaza in maxim 2 zile lucratoare de la obtinerea Certificatului NUI, in functie de disponibilitatea tehnicienilor. Este importat sa fie completata si pregatita lista cu articolele (PLU) care sunt comercializate intr-un fisier de tip excel, ce trebuie sa contina numarul curent si numele articolului. Poate fi adaugat, optional si pretul pentru fiecare dintre acestea.

Pe langa lista articolelor (sau serviciilor) sunt necesare o serie de documente de validare, dupa cum urmeaza:

• Codul Unic de Inregistrare (CUI) al firmei;
• Certificat de Inregistrare Fiscala (CIF), pentru firmele platitoare de TVA;
• casa de marcat;
• o copie a Certificatului de Atribuire a Numarului de Ordine atribuit de ANAF;
• stampila societatii.

Pasul 4. Declararea fiscalizarii casei de marcat la ANAF

Dupa fiscalizarea casei de marcat, moment in care acesta este activata si devine functionala, administratorul firmei sau imputernicitul acestuia are la dispozitie 24 de ore pentru a valida procesul de fiscalizare al casei de marcat.

Concret, aceasta inseamna deplasarea la Administratia Fiscala pe raza careia se afla sediul firmei comerciale unde sunt depuse urmatoarele documente:

• copie a certificatului de Inregistrare Fiscala (CIF), pentru firmele platitoare de TVA;
• copie a Certificatului de Atribuire a Numarului de Ordine;
• primul bon fiscal emis dupa fiscalizarea casei de marcat si primul raport Z;
• Registrul special si Cartea de Interventie, numerotate si sigilate;
• Declaratia de instalare (in patru exemplare).

Raportul Z este un document care se emite la finalul zilei de lucru, de pe casa de marcat si care contine date cu privire la cuantumul vanzarilor efectuate in acea zi, numarul de clienti etc. Comanda de inchidere zilnica este unica si obligatorie.

Registrul special este inmanat utilizatorului o data cu casa de marcat si cartea de interventie. Documentul are paginile numerotate, este sigilat si stampilat de catre organul fiscal la care utilizatorul este inregistrat ca platitor de impozite si taxe. Registrul este vizat odata cu parcurgerea etapei in care este declarata fiscalizarea casei de marcat. Registrul special este documentul in care sunt inregistrate operatiunile si tranzactiile care sunt realizate in cazul penelor de curent, al intreruperii retelei wi-fi sau daca apar defectiuni ale casei de marcat. Inregistrarile se vor face fara stersaturi sau spatii neutilizate.

Cartea de interventie este actul de identitate al casei de marcat in care sunt notate datele utilizatorului, unitatea de service si elementele de identificare ale casei de marcat. Sunt notate si datele de identificare ale tehnicianului care a realizat instalarea aparatului fiscal.

👉 Viziune Sedona investeste in dezvoltarea de solutii fiscale, de la echipamente la programe si aplicatii de mobil. Incearca un astfel de program care contribuie la eficientizarea proceselor contabile de la emiterea la stornarea si anularea facturilor. 

Pasul 5. Declararea fiscalizarii Directia Generala Regionala a Finantelor Publice

Procedura legală acorda administratorul firmei sau imputernicitul acestuia un termen de sapte zile lucratoare pentru a depune o copie a declaratiei de instalare a casei de marcat la Directia Generala Regionala a Finantelor Publice. Cele sapte zile sunt calculate din momentul in care este primit Certificatul de Atribuire a Numarului de Ordine.

Documentul poate fi trimis prin posta electronica sau posta cu confirmare de primire. Este luată in calcul data de expediere a scrisorii.

Pasul 6. Declararea instalarii catre firma autorizata care a implementat fiscalizarea

Ultimul pas care inchide procesul de fiscalizare a casei de marcat este trimiterea unei declaratii care confirma inchiderea procesului catre firma autorizata. Vei trimite apoi declaratia de instalare, in doua exemplare, la firma care te-a ajutat cu fiscalizarea. O poti depune si direct, la sediul acesteia sau o poti trimite prin posta sau email.

Este obligatia acesteia de a inregistra pe site-ul Ministerului Finantelor Publice codul NUI al casei de marcat. La aparitia acestuia, procedura de fiscalizare este complet finalizata.

Defiscalizarea casei de marcat

Conform OUG 28/1999, atunci cand casa de marcat se defecteaza ori nu mai poate fi utilizata sau in cazul in care punctul de lucru se inchide sau societatea isi inceteaza activitatea, operatorul o poate scoate din functiune. Pentru aceasta este obligat ca, sa predea memoria fiscala Directiei Generale a Finantelor Publice, care va asigura pastrarea si arhivarea datelor fiscale pe o perioada de minimum 10 ani.  

Defiscalizarea casei de marcat trebuie facuta in maximum 30 de zile de la inchiderea punctului de lucru si are loc in trei etape, astfel:

• programare la Administratia Financiara;
• predarea memoriei fiscale la Administratia Financiara de care apartine punctul de lucru, cu mentiunea ca recuperarea memoriei se face de catre un tehnician autorizat, in prezenta unui inspector si se intocmeste un proces verbal tipizat de predare;
• Numarului Unic de Identificare este anulat de Directia Generala a Finantelor Publice.

Pentru a confirmarea acestor obligatii fiscale sunt necesare urmatoarele acte:

• cartea de interventii (contine toate inregistrarile care au fost facute pe toata durata de functionare, toate datele de identificare ale casei de marcat si datele utilizatorului) si Registrul Special al casei de marcat;
• declaratia de instalare in original si copie;
• Certificatului NUI eliberat de ANAF in copie;
• actul de identitate al administratorului societatii sau al imputernicitului;
• delegatia persoanei care preia memoria fiscala;
• copie a certificatul de inmatriculare ;
• certificatul de inregistrare CIF, in copie daca firma este platitoare de TVA.

Actelele necesare pentru anularea numarului de ordine:

• dovada inchiderii oficiale a punctului de lucru, de la Registrul Comertului;
• Certificatului NUI eliberat de ANAF in original;
• Copia actului de identitate al administratorului sau al imputernicitului acestuia;
• certificat de inregistrare CIF, in copie pentru firmele platitoare de TVA.

In maximum sapte zile lucratoare de la depunerea acestui dosar se va putea ridica dovada anularii numarului fiscal.

Este important de stiut ca nerespectarea acestor proceduri, intarzierea de la termenele de fiscalizare a casei de marcat sau alte incalcari ale normelor fiscale se sanctioneaza cu amenda contraventionala care poate ajunge la 9000 de lei si care poate fi completata cu suspendarea activitatii. 

Sursa foto: Shutterstock.com, Shutterstock.com